Lai darbinieki labāk izprastu savu pienākumu kontekstu un tiktu stiprināts organizācijas komandas gars, būtiska loma ir labi organizētai informācijas apritei.

Informācijas panelis – pirmais modulis, kas sveicina darbiniekus, ir izveidots un tiek attīstīts tā, lai darbinieks vienmēr būtu lietas kursā par saviem uzdevumiem un uzņēmumā notiekošo.

Informācijas panelī un darbinieku profilu lapās ir ieviesti sociālo tīklu elementi, kas dod iespēju brīvi izteikties un sekot līdzi citu kolēģu aktivitātēm, lai motivētu darbiniekus ik dienas iegriezties aplikācijā.

Gluži kā ugunsgrēka cēloni neizmeklē degošā ēkā, neatbilstību vadība ir nodalīta divos procesos ar atsevišķiem mērķiem:

• Neatbilstību vadība - pēc iespējas ātrāk novērst neatbilstību un atjaunot normālu darbību
• Problēma identificēt un novērst cēloni, vai mīkstināt tā ietekmi

Neatbilstību vadības modulis ir integrēts ar piegādātāju saraksta moduli, kas dod iespēju piegādātāja kartiņā uzrādīt visas piegādātāja neatbilstošās piegādes.

Problēmu vadības moduļa integrācija ar neatbilstību moduli dod iespēju uzskaitīt, cik reizes konkrētā problēma ir izraisījusi neatbilstības.

Problēmu vadības modulis ir vienlīdz piemērots gan reāli notikušu neatbilstību cēloņu, gan risku analīzē noteikto preventīvo darbību kontrolei.

Gan neatbilstību ziņojumiem, gan problēmu kartiņām var pievienot jebkāda formāta datnes, piemēram, klientu vēstules, defektu fotogrāfijas, analīzes vai eksperimentu materiālus.

Moduļa pamatā ir universāla loģika. Jauns piegādātājs ir nezināms, tāpēc tas tiek ievietots uzraudzības sarakstā. Ja piegāžu skaits ir bijis pietiekams, lai pārliecinātos par tā kvalitāti, tad ir jāaizpilda piegādātāja novērtējums, un to var ievietot baltajā sarakstā. Ja piegādātājs ir veicis neapmierinošas piegādes, to ievieto melnajā sarakstā, dokumentējot nosacījumus, kas piegādātājam ir jāizpilda, lai no šī saraksta izkļūtu.

Katra organizācija pati definē:

• Piegādātāju veidus
• Produktu grupas (pa piegādātāju veidiem)
• Piegādātāju vērtēšanas kritēriju (pa piegādātāju veidiem)

Integrācija ar Neatbilstību vadības moduli dod iespēju piegādātāja kartiņā redzēt visas piegādātāja izraisītās neatbilstības.

Vienkāršs modulis mērierīču uzskaitei un pārbaužu kontrolei. Instruments bez derīgas pārbaudes uzrādīsies to lomu izpildītāju uzdevumu sarakstā, kam ir piešķirtas mērierīču pārvaldes tiesības.

Ja reģistrējot verifikāciju netiek norādīts ārējā sertifikāta numurs, sistēma reģistrē iekšēji veikto verifikāciju.

Organizācijas pašas definē lomas un kompetenču vērtēšanas kritērijus. Vienu un to pašu vērtēšanas kritēriju var attiecināt uz vairākām lomām. Piemēram, mašīnapstrādes uzņēmumā, kas izgatavo detaļas pēc klientu rasējuma, spējai nolasīt rasējumu jāpiemīt gan mašīnas operatoram, gan ražošanas inženierim, gan pārdevējam.

Uzdevums novērtēt darbinieka kompetenci tiek sagatavots katru reizi, kad darbiniekam piešķir jaunu lomu vai lomai pievieno jaunu vērtēšanas kritēriju.

Kompetenču pārvaldības sistēmas apakšsistēma "eAkadēmija" dod iespēju organizācijām pašām veidot iekšējos e-apmācību kursus.

Kursi tiek organizēti kategorijās, kuras sistēmas lietotāji paši var brīvi definēt, piemēram, drošība, vispārēja informācija par produktu, meistaru vai pārdevēju profesionālās kompetences celšana. Nodarbības var pievienot video un/vai teksta formātā.

Kursa noklausīšanos var norādīt kā vienu no lomas kompetencēm. Piemēram, reizi gadā darbinieks izpilda testu, lai pārbaudītu savas zināšanas darba drošības jautājumos. Ja testa rezultāti nav apmierinoši, tas var noskatīties video nodarbības, un veikt atkārtotu testu. To ir vienkāršāk organizēt, un tam ir liekāka uzticamība nekā formālam parakstam darba drošības instruktāžas žurnālā.

Modulis ir paredzēts iekšējo normatīvo dokumentu (politiku, procedūru, formu un instrukciju) uzskaitei un versiju kontrolei.

Reģistrējot dokumentu vai jaunu dokumenta versiju, kvalitātes vadītājs var izvēlēties augšupielādēt dokumenta datni vai norādīt hipersaiti uz vietni, kur dokuments ir atrodams. Hipersaišu norādīšana ir parocīga, ja uzņēmums kvalitātes vadības sistēmu publicē intranetā vai dokumentu pārvaldības sistēmā.

Katram dokumentam var norādīt, kuru lomu izpildītājiem ir jābūt informētiem par izmaiņām konkrētajā dokumentā. Izdodot jaunu dokumenta versiju, piesaistot dokumentu jaunai lomai vai piešķirot darbiniekam attiecīgo lomu, darbinieks saņem uzdevumu atvērt dokumenta kartiņu un apstiprināt iepazīšanos ar dokumentu. Sistēma fiksē, kad konkrētais darbinieks ir iepazinies ar jauno dokumenta versiju.

Modulis ir paredzēts ārējo reglamentējošo dokumentu uzskaitei, kuru prasības tika īpaši uzsvērtas plānojot vadības sistēmu, kā arī šo dokumentu prasību izpildes skaidrošanai.

Integrācija ar dokumentu pārvaldības moduli, dod iespēju zem katras prasības norādīt, kuri vadības sistēmas dokumenti, nosaka, kā organizācijā tiek ieviesta konkrētā prasība, kā arī īss komentārs, kas skaidro dokumenta saikni ar prasību. Šī integrācija dod iespēju arī katra dokumenta kartiņā norādīt, kuru ārējo dokumentu konkrētās prasības dokuments ievieš. Šādi var izvairīties, no situācijām, kad apstiprinot jauno dokumenta versiju, kāda no iepriekš īstenotajām prasībām tiek aizmirsta.

Reglamentējošie dokumenti tiek iedalīti Jūsu definētajās kategorijās. Piemēram, standarti vai nozares specifiskā likumdošana. Ja Jums ir VIP klienti, kas veic piegādātāju auditus, ir ieteicams arī izveidot kategoriju «VIP klientu prasības», kur uzskaitīt klienta specifiskās ar ražošanas procesu, kvalitātes kontroli, pakošanu vai transportēšanu saistītās prasības.